Effectieve meetings, zo doe je dat!

Elke dag van meeting naar meeting aan het rennen? Zo zorg je ervoor dat jouw werkdag effectief blijft.

Het is maandag, het begin van mijn werkweek bij ABN AMRO. Iets voor 9 uur stap ik de lift in naar de 14e verdieping en bekijk ik ondertussen op mijn telefoon mijn agenda voor vandaag. Over een uur beginnen we met de dagstart. Vervolgens staat van 11:15 tot 12:00 uur de weekstart op de planning. Van 12:00 tot 13:00 hebben we een gezamenlijke lunch met het team, om 14:00 uur hebben we twee uur lang sprintplanning. De dag wordt afgesloten met een uur overleg over de workshop die we later die week gaan geven. Even tellen… er zijn nog maar een paar uurtjes over om achter mijn bureau te werken.

In de eerste weken bij mijn opdrachtgever was het even wennen om een aantal werkdagen in de week te vullen met bijna alleen maar meetings. Op sommige dagen lijkt het daardoor alsof je geen tijd meer over hebt om achter je laptop te werken om je mails te beantwoorden en de taken die je hebt te kunnen uitvoeren. Echter heb ik door het bijwonen van alle meetings wel een aantal nuttige dingen geleerd. Daarom deel ik hier graag een aantal tips hoe je ervoor zorgt dat je meetings zo effectief mogelijk blijven.

1. De selectie: wees kritisch
Bij veel meetings is het zo dat er een paar mensen wordt uitgenodigd voor wie het mogelijk interessant is om aanwezig te zijn. Hierdoor krijg je vaak veel uitnodigingen voor verschillende meetings, bij sommige hiervan is jouw aanwezigheid misschien geen zinvolle bijdrage. Selecteer daarom zorgvuldig elke uitnodiging die je ontvangt, bedenk wat je aan de meeting hebt en kijk of het opweegt tegen datgene wat je anders in deze tijd zou doen. Mocht je twijfelen of je aanwezigheid vereist is, vraag dan aan de organisator wat jouw rol zal zijn in de meeting.

2. Het doel: benoem wat je wilt bereiken
Om de effectiviteit van meetings te verhogen, is het belangrijk dat elke meeting een concreet doel heeft. Zorg ervoor dat alle aanwezigen van tevoren worden geïnformeerd over het doel van de meeting. Open de meeting met een korte introductie waarin je het doel benoemt. Probeer aan het einde van de meeting met alle aanwezigen te benoemen wat je in die meeting bereikt hebt, schrijf actiepunten op en benoem de beslissingen die zijn genomen. Is het doel nog steeds onduidelijk? Dan is de meeting waarschijnlijk onnodig geweest. Bij meetings die zich herhalen, is het doel meestal voor iedereen van tevoren duidelijk. Zorg er bij deze meetings voor dat het elke keer weer een nuttige meeting is en dat er telkens nieuwe ideeën voortkomen uit de bijeenkomst. Merk je dat een wekelijkse meeting niet elke week voor nieuwe ideeën zorgt en dat er vaak dezelfde zaken worden besproken? Overweeg dan om de meeting minder vaak plaats te laten vinden of zelfs niet meer te plannen.

3. Het tijdstip: gebruik de meest effectieve uren
Ben je zelf degene die vaak meetings inplant? Zorg er dan voor dat je tijdstippen kiest waarop je collega’s het meest effectief zijn. De meeste mensen vinden het fijn om ’s ochtends de werkdag te starten aan het bureau met bijvoorbeeld het beantwoorden van e-mails of het voorbereiden van meetings. Plan daarom liever geen meetings in die al vroeg in de ochtend starten, zo voorkom je dat de aanwezigen niet goed voorbereid zijn. Alhoewel het einde van de middag geen ideaal tijdstip is om te vergaderen, zijn bepaalde meetings juist wel geschikt voor het einde van de werkdag. Dit zijn meetings die niet vaak voorkomen, maar waarbij er veel belangrijke informatie wordt verteld waar iedereen nieuwsgierig naar is. Omdat er interessante zaken worden besproken kijkt men vaak uit naar zulke bijeenkomsten en bouw je als het ware de spanning op. Zeker wanneer de meeting met een borrel wordt afgesloten, is het vaak geen probleem voor de aanwezigen om laat op de middag bijeen te komen.

4. De tijdsduur: gebruik je tijd nuttig

Voor elke meeting is een bepaalde tijdsduur ingepland, maar de daadwerkelijke duur kan altijd anders zijn. Wanneer een meeting is afgelopen en er nog tijd over is, hebben sommige mensen de neiging om de overgebleven tijd te gaan opvullen met praten over zaken waarvoor de meeting niet bedoeld is. Dit draagt niks bij aan het doel van de meeting en is meestal ook niet voor alle aanwezigen belangrijk, probeer dit daarom te voorkomen. Wanneer je merkt dat het doel van de meeting bereikt is, is het goed om de meeting af te sluiten. De overgebleven tijd kan iedereen aan zaken besteden die voor zichzelf belangrijk zijn. Merk je dat er toch nog iets is wat je graag even met een aantal aanwezigen wilt bespreken? Vraag dan alleen aan diegenen met wie je dit wilt bespreken om nog even te blijven om dit specifieke punt te bespreken in de overgebleven tijd. Zo voorkom je dat er onnodig mensen aanwezig zijn en bespaar je kostbare tijd.

5. De locatie: zorg voor afwisseling
Uit onderzoek is gebleken dat mensen gelukkig worden van afwisseling in hun bezigheden en het beleven van nieuwe ervaringen. Om ervoor te zorgen dat iedereen op de werkvloer gelukkig blijft en genoeg energie krijgt van alle meetings is het daarom belangrijk om voor afwisseling te zorgen. Plan meetings – als je werkplek hiervoor de mogelijkheid biedt – in op verschillende plekken in of rondom je kantoor (zelf heb ik het geluk dat het hoofdkantoor van ABN AMRO meerdere hoge torens heeft, de 23e verdieping is dan ook mijn favoriete plek in het gebouw vanwege het uitzicht over Amsterdam). Bij meetings waarbij er vooral één persoon aan het woord is en de rest luistert, is het wellicht een goed idee om niet een uur lang zittend door te brengen. Door zulke meetings staand te doen, kun je ervoor zorgen dat de snelheid er in blijft, achterover leunen is staand namelijk een stuk lastiger dan zittend.

Hopelijk heb ik jou genoeg inspiratie geboden om jouw meetings voortaan zo effectief mogelijk te laten zijn! Hoe zorg jij ervoor dat je jouw werkdag zo nuttig mogelijk besteedt? Ik hoor graag jouw tips!

Over mij

Deborah de Jager

Mijn naam is Deborah de Jager, ik ben 26 jaar en woon in Amsterdam. Op dit moment werk ik voor mijn eerste opdracht bij ABN AMRO in het team Commercial Banking Digital als 'Digital Expert'.

Wil je mijn blog delen?